Waar beginnen als u wilt automatiseren? Houd één week bij wat terugkomt
“Wij zouden graag automatiseren, maar wij weten niet waar te beginnen.” Die zin horen wij in bijna elk eerste gesprek. Hier is de oefening die wij aanraden, nog voordat u ons belt.
Vijf dagen, één weekrooster
Download het weekrooster, print het af en leg het vijf dagen binnen handbereik. Eén regel telkens als u denkt: “alweer hetzelfde.” Drie kolommen volstaan op het moment zelf:
- de taak, in één regel
- hoelang ze duurt
- hoe vaak ze in de week terugkomt
Hebt u een team, dan krijgt ieder zijn eigen rooster. Wat op meerdere roosters opduikt, zijn uw beste kandidaten.
Reken door naar 45 weken
Op het einde van de week vult u de vierde kolom in, het totaal op een jaar: duur x frequentie x 45 weken. Pas dan wordt de oefening nuttig.
De taak die bovenaan belandt, is bijna nooit die waar u zich het meest aan ergert. Het grote, vervelende dossier komt één keer per kwartaal terug, de onzichtbare handeling elke ochtend.
Een laatste kolom: wie doet het?
De laatste kolom van het rooster vraagt wie welke taak op zich neemt. Taken die op meerdere roosters terugkomen, wegen dubbel zo zwaar als ze op het eerste gezicht lijken.
Een taak met een hoog jaartotaal die meerdere mensen bezighoudt: daar begint u.
Dit rooster is van u
Met ons of zonder ons. Sommigen vullen het in en stellen vast dat er in hun huidige programma maar één instelling ontbrak. Des te beter. En zonder genoteerde duur en frequentie kan niemand u eerlijk zeggen of een investering zich terugverdient.
Een blik van buitenaf op uw lijst?
Een eerste gesprek van 45 minuten, gratis en zonder verplichting. Wij bekijken wat uw week heeft opgeleverd en zeggen u waarmee u begint.