Par quoi commencer quand on veut automatiser ? Faites l’exercice d’une semaine
« On aimerait automatiser, mais on ne sait pas par où commencer. » Cette phrase revient à presque chaque premier rendez-vous. Voici l’exercice qu’on conseille de faire avant même de nous appeler.
Cinq jours, une grille
Téléchargez la grille, imprimez-la et gardez-la sous la main pendant cinq jours. Une ligne chaque fois que vous vous dites « encore ça ». Trois colonnes suffisent sur le moment :
- la tâche, en une ligne
- combien de temps elle prend
- combien de fois par semaine elle revient
Si vous avez une équipe, donnez une grille à chacun. Les tâches qui apparaissent sur plusieurs grilles sont vos meilleures candidates.
Multipliez par 45 semaines
En fin de semaine, remplissez la quatrième colonne, le total annuel : durée x fréquence x 45 semaines. C’est là que l’exercice devient utile.
La tâche qui arrive en tête n’est presque jamais celle qui vous agace le plus. Le gros dossier pénible revient une fois par trimestre, la micro-tâche invisible revient tous les matins.
Une dernière colonne : qui fait ?
La dernière colonne de la grille demande qui s’occupe de chaque tâche. Celles qui reviennent sur plusieurs grilles pèsent deux fois plus lourd qu’elles n’en ont l’air, et ce sont souvent les meilleures candidates.
Une tâche avec un gros total annuel qui occupe plusieurs personnes : voilà votre point de départ.
Cette grille vous appartient
Avec ou sans nous. Certains la remplissent et découvrent qu’il suffisait d’activer une option dans leur logiciel actuel. Tant mieux. Et sans fréquence ni durée notées, personne ne peut vous dire honnêtement si un investissement se rembourse.
Un regard extérieur sur votre liste ?
Un premier entretien de 45 minutes, gratuit et sans engagement. On regarde ce que votre semaine a fait remonter et on vous dit par quoi commencer.