Womit anfangen, wenn Sie automatisieren wollen? Eine Woche lang mitschreiben
„Wir würden gern automatisieren, wissen aber nicht, wo wir anfangen sollen.“ Diesen Satz hören wir in fast jedem Erstgespräch. Hier ist die Übung, die wir empfehlen, bevor Sie uns überhaupt anrufen.
Fünf Tage, ein Wochenraster
Laden Sie das Wochenraster herunter, drucken Sie es aus und legen Sie es fünf Tage lang griffbereit. Eine Zeile jedes Mal, wenn Sie denken: „schon wieder das Gleiche.“ Drei Spalten genügen im Moment selbst:
- die Aufgabe, in einer Zeile
- wie lange sie dauert
- wie oft sie in der Woche vorkommt
Wenn Sie ein Team haben, bekommt jeder sein eigenes Raster. Was auf mehreren Rastern auftaucht, sind Ihre besten Kandidaten.
Rechnen Sie auf 45 Wochen hoch
Am Ende der Woche füllen Sie die vierte Spalte aus, die Summe im Jahr: Dauer x Häufigkeit x 45 Wochen. Erst dadurch wird die Übung nützlich.
Die Aufgabe, die oben landet, ist fast nie die, die Sie am meisten ärgert. Der große, lästige Vorgang kommt einmal im Quartal, der unsichtbare Handgriff jeden Morgen.
Eine letzte Spalte: wer macht es?
Die letzte Spalte des Rasters fragt, wer sich um welche Aufgabe kümmert. Aufgaben, die auf mehreren Rastern wieder auftauchen, wiegen doppelt so schwer, wie sie aussehen.
Eine Aufgabe mit hoher Jahressumme, die mehrere Personen bindet: da fangen Sie an.
Dieses Raster gehört Ihnen
Mit uns oder ohne uns. Manche füllen es aus und stellen fest, dass in ihrem jetzigen Programm nur eine Einstellung gefehlt hat. Umso besser. Und ohne notierte Dauer und Häufigkeit kann Ihnen niemand ehrlich sagen, ob sich eine Investition rechnet.
Ein Blick von außen auf Ihre Liste?
Ein Erstgespräch von 45 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Wir schauen uns an, was Ihre Woche ergeben hat, und sagen Ihnen, womit Sie anfangen.