Vakmensen: minder papierwerk, meer tijd op de werf

Een doodgewone dag

• 6.45 uU vertrekt. De koffie staat in de bestelwagen, de offerte van dinsdag ligt er ook ergens, onder de passagiersstoel.
• 7.20 uEerste gemiste oproep. U staat op de ladder.
• 9.10 uTweede gemiste oproep. U staat nog altijd op de ladder.
• 10.30 uEen klant stuurt u een foto van zijn probleem. Zonder uitleg. Zonder adres. Alleen de foto.
• 12.30 uU eet in de bestelwagen en belt de drie klanten terug. Twee nemen niet op. De derde wil tegen vrijdag een offerte.
• 14 uDe leverancier vraagt naar de precieze benaming van het materiaal dat u vorig jaar bij mevrouw D. geplaatst hebt. U weet dat het ergens genoteerd staat.
• 16.40 uU maakt drie foto’s van de werf. Die foto’s belanden bij de 400 andere in uw fotogalerij, tussen de verjaardag van uw dochter en een schermafbeelding van een route.
• 18 uTerug in de werkplaats. U schrijft de uren van de dag in het schriftje. Een half uur vergeet u daarbij, zoals altijd.
• 19.30 uU gaat aan tafel. U denkt aan de offerte voor vrijdag.
• 21 uU schrijft de offerte. U typt het adres over, de prijzen, de voorwaarden, precies zoals vorige week. En zoals volgende week.
• 21.40 uU zoekt de factuur van meneer L., die nog altijd niet betaald heeft. U neemt zich voor hem morgen aan te manen. U zult hem morgen niet aanmanen.

Dat is uw vak niet. Uw vak is wat u tussen 8 en 17 u gedaan hebt. De rest kwam er alleen bovenop.

Drie taken die kunnen verdwijnen

• De offerte die diezelfde avond nog vertrekt. Een klant vraagt een prijs. In plaats van om 21 u met een leeg blad te beginnen, opent u een sjabloon waarin uw gebruikelijke posten, uw prijzen en uw voorwaarden al staan. U past de hoeveelheden aan, u geeft ze vrij en ze gaat de deur uit. De offerte verlaat uw bureau diezelfde dag nog in plaats van drie dagen later, en dat beslist vaak wie de opdracht krijgt.
• De uren en de foto’s van de werf. U fotografeert de stand van de werken en spreekt de uren op de werf zelf in, in 30 seconden. ’s Avonds is alles per werf gesorteerd en klaar voor de factuur. Gedaan met het schriftje dat men overtypt, en met de vergeten uren die niemand ooit aanrekent.
• Terug naar uw vroegere klanten. Een ketel die u een jaar geleden geplaatst hebt, een dak dat na drie winters gecontroleerd zou moeten worden, een onderhoud dat in het contract staat: de herinnering vertrekt op het juiste moment, in uw naam. Dat zijn opdrachten die u al één keer gewonnen hebt en die u ontglippen omdat niemand eraan denkt.

Wat in uw handen blijft

De prijs. De haalbaarheid. Het advies dat u de klant op de werf geeft. De beslissing om een opdracht aan te nemen of niet.

Geen enkele automatisering calculeert een werf voor u, en geen enkele zou dat mogen doen. Wat wegvalt, is het overtypen, het opvolgen en het klasseren. Wat blijft, is uw oordeel, en daarvoor betaalt de klant.

De rekensom

Een met de hand geschreven offerte kost een goed half uur. Bij drie offertes per week is dat anderhalf uur. Op een jaar gerekend is dat meer dan 60 uur, of dus anderhalve werkweek alleen om over te typen.

Waarmee begint u?

Met de offerte, bijna altijd. Dat is de taak die het vaakst terugkomt, die het laatst ’s avonds gedaan wordt, en die waarbij uw snelheid rechtstreeks bepaalt of de opdracht bij u terechtkomt.

De rest kan tot volgende maand wachten.