Backoffice & DocumentenElk project start op dezelfde manier en is op het einde volledig gedocumenteerd.
Van de startvergadering tot de oplevering zitten taken, termijnen, uren en kosten in één proces. U ziet ’s morgens welk project achterloopt op het plan, zolang er nog iets te veranderen valt.
Het probleem
Vrijdagnamiddag belt de bouwheer en vraagt waarom de goedkeuring voor de stabiliteit er nog altijd niet is. U weet het niet. De vraag staat al drie weken in een mailverkeer dat wordt bijgehouden door een collega die sinds maandag met verlof is.
Op het einde klopt de eindfactuur niet met de offerte, omdat veertig uur meerwerk nooit schriftelijk besteld is. Het werd besproken op de werf, tussen de soep en de patatten. En nu mag u daarover discussiëren met een klant die zich niets meer herinnert.
En bij het volgende project van dezelfde soort begint u weer van nul, omdat nergens staat wat er de vorige keer misliep en hoelang het echt geduurd heeft.
Wat u krijgt
Tijdsregistratie, calculatie en uw klassement van de werven sluiten wij aan als u er al mee werkt; ontbreekt er een stuk, dan zetten wij het op.
Zo werkt het
Verzamelen
Opdracht, calculatie, data en betrokkenen worden bij de start één keer aangemaakt, uit het sjabloon voor dit soort project.
Verwerken
Uren, bestellingen, meerwerken, foto’s en mails lopen op het project, worden toegewezen en tegen het plan afgezet.
Uitsturen
Taken, herinneringen en de stand van zaken voor de klant gaan de deur uit. Wie op een goedkeuring wacht, krijgt zelf een herinnering, zonder dat iemand eraan moet denken.
Analyseren
U ziet per project waar plan en werkelijkheid uit elkaar lopen, en na de oplevering wat de volgende calculatie nauwkeuriger maakt.
Wat het kost
Inbegrepen: doorlichting, sjablonen per soort project, fases en termijnen, goedkeuringswegen, aansluiting van uren en kosten, oplevering en eindrapport, proefronde over een lopend project, overdracht. Wat u uiteindelijk betaalt, hangt af van het aantal soorten projecten.
Inbegrepen: exploitatie, licenties, onderhoud van de sjablonen en goedkeuringswegen, analyse per project en support.
Zonder contractuele binding. Maandelijks opzegbaar. Wij binden u met ons werk, niet met de looptijd.
Alle prijzen zijn richtprijzen en worden tijdens het gesprek vastgelegd.
Opties
Hoe het verloopt
vanaf week 7 · Normale werking
Wat u bezit
De projectdossiers, de sjablonen, de foto’s en alle toegangsrechten staan op uw accounts. Wilt u er morgen mee stoppen, dan blijven de afgesloten projecten leesbaar bij u, rapporten inbegrepen.
Wij maken u niet afhankelijk van ons. U huurt geen systeem, u krijgt er een.
Veelgestelde vragen
Wij werken met Excel-lijsten. Moeten wij die opgeven?+
Niet meteen. Wat in uw lijsten goed werkt, wordt een sjabloon en wordt niet vervangen. Meestal blijft de calculatie waar ze is en verhuist alleen de opvolging. Wat er echt wegvalt, ziet u na het eerste begeleide project.
Plant de AI onze werven?+
Nee. Ze doet het voorbereidende werk: ze maakt het project aan uit het sjabloon, zet wat besproken is om in een taak, merkt dat een goedkeuring al drie weken openstaat en zet de uren af tegen het plan. Wie als wat doet, beslist uw werfleider.
Wij hebben vier projecten tegelijk. Is dat de moeite?+
Bij vier gelijkaardige projecten met één werfleider vaak wel, omdat net daar meerwerken en goedkeuringen verloren gaan. Bij twee lange projecten per jaar eerder niet. Dat rekenen wij in het eerste gesprek door aan de hand van uw laatste opdrachten, voordat u iets betaalt.
Moeten onze mensen nu meer invoeren?+
Op de werf minder, niet meer: uren en foto’s gaan via de gsm, één handeling in plaats van drie. Op kantoor komt er bij de start en op het einde van een project iets bij, maar het bij elkaar zoeken valt weg. Als uw techniekers ’s avonds formulieren zouden moeten invullen, hadden wij het verkeerd gebouwd.
Ziet de klant onze interne cijfers?+
Alleen wat u vrijgeeft. De stand van zaken voor de klant toont de vordering, de data en de bestelde meerwerken. Uurtarieven, marge en interne nota’s blijven in huis, geregeld via toegangsrechten en niet via discipline.
Het volgende project loopt vanaf de eerste dag volgens plan.
Een eerste gesprek, zonder verplichting en gratis. Wij lopen het proces door aan de hand van een van uw lopende projecten en zeggen u eerlijk of de inspanning voor u de moeite waard is.