Backoffice & DocumentenHet papierwerk van de dag is klaar voordat u er bent.
Mailbox, agenda, offertes en telefoonnotities lopen ’s nachts door hetzelfde proces. ’s Morgens ligt er één pagina op uw bureau: wat afgehandeld is, en het enige punt waarover u moet beslissen.
Het probleem
Half zeven, de computer gaat aan, en er wachten achtendertig e-mails. Twee ervan zijn belangrijk. Voordat u die twee gevonden hebt, is het half acht, staat de eerste klant aan de toonbank, en er is nog altijd niet teruggebeld zoals gisteravond beloofd.
De dagelijkse werking slokt precies de uren op die u wilde besteden aan calculeren, offertes maken of naar de werf rijden. Niet omdat het moeilijk is, maar omdat het voortdurend onderbreekt, en elke onderbreking kost u tien minuten voordat u er weer in zit.
En de kleine dingen die niemand opschrijft, de telefoonnotitie, de derde offerte, de afzegging van donderdag, gaan altijd verloren als het druk wordt. Dus precies op het moment dat het duur wordt.
Wat u krijgt
Uw mailbox, uw agenda, uw CRM en uw scanner sluiten wij aan zoals ze zijn; ontbreekt er iets, dan richten wij dat voor u in.
Zo werkt het
Verzamelen
E-mails, telefoonnotities, gescande post, offertes en agendapunten komen ’s nachts op één plek samen.
Verwerken
Elk dossier wordt aan een klant of leverancier toegewezen, kort samengevat en voorbereid met wat er daarna moet gebeuren.
Uitsturen
Bevestigingen, standaardantwoorden en het klasseren gebeuren vanzelf. Wat een beslissing vraagt, blijft liggen en staat in het ochtendrapport.
Analyseren
U ziet wat het proces heeft overgenomen, wat regelmatig blijft liggen en waar op kantoor de tijd werkelijk naartoe gaat.
Wat het kost
Inbegrepen: doorlichting, sorteerregels voor de mailbox, sjablonen voor standaardantwoorden in uw toon, klasseerstructuur, aansluiting van agenda en CRM, ochtendrapport, test over twee echte weken, overdracht. Het bedrag hangt af van het aantal mailboxen en processen.
Inbegrepen: exploitatie, licenties, onderhoud van de regels en sjablonen, maandelijkse analyse en support.
Zonder contractuele binding. Maandelijks opzegbaar. Wij binden u met ons werk, niet met de looptijd.
Alle prijzen zijn richtprijzen en worden tijdens het gesprek vastgelegd.
Opties
Hoe het verloopt
vanaf week 7 · Normale werking
Wat u bezit
De mailbox, het klassement, het CRM en alle toegangsrechten staan op uw accounts. Wilt u er morgen mee stoppen, dan blijven de regels, de sjablonen en het gesorteerde klassement bij u.
Wij maken u niet afhankelijk van ons. U huurt geen systeem, u krijgt er een.
Veelgestelde vragen
Leest de AI al onze post mee?+
Ze leest wat door de mailboxen loopt die u vrijgeeft, en ze doet er niets anders mee dan sorteren, samenvatten en voorbereiden. Welke mailboxen en mappen erbij horen, bepaalt u. Privépost en personeelspost blijven doorgaans buiten beeld, en de verwerking staat in het register.
Antwoordt het systeem in onze naam?+
Alleen in de gevallen die u daarvoor vrijgeeft, bijvoorbeeld openingsuren of een ontvangstbevestiging. Al het andere komt als concept en gaat pas de deur uit als een mens het verzendt. Waar een klant rechtstreeks met een systeem chat, staat dat er ook bij.
Wij zijn met drie op kantoor. Is dat de moeite?+
Met drie is het meestal meer de moeite dan met vijftien, omdat het kantoorwerk bij u gedaan wordt door mensen die eigenlijk moeten verkopen of produceren. Maar als uw dag toch al rustig is en twintig mails telt, zeggen wij u dat in het eerste gesprek, voordat u iets betaalt.
Wat gebeurt er als iets verkeerd geklasseerd wordt?+
Dat komt voor, vooral in de eerste weken. Daarom wordt er niets verwijderd, alleen geklasseerd, en elke correctie die u maakt, verandert de regel voor de volgende keer. Bij twijfel wordt het dringende naar boven geschoven, niet weg.
Kunnen wij ons e-mailprogramma houden?+
In de regel wel, bij Outlook, Google en de gangbare mailboxen. Wat u gebruikt en wat moet blijven, bekijken wij bij de doorlichting.
Uw ochtend begint met één pagina in plaats van met achtendertig mails.
Een eerste gesprek, zonder verplichting en gratis. Wij lopen een gewone kantoordag bij u door en zeggen u eerlijk of de inspanning voor u de moeite waard is.