Back-office & DocumentsLe travail de bureau du jour est fait avant votre arrivée.
Boîte mail, agenda, offres et notes d’appel passent chaque nuit par le même circuit. Le matin, une page vous attend : ce qui est réglé, et la seule chose qui demande votre décision.
Le problème
Il est six heures et demie, l’ordinateur démarre, trente-huit e-mails attendent. Deux comptent vraiment. Le temps de les trouver, il est sept heures et demie, le premier client est au comptoir, et le rappel promis hier soir n’a toujours pas été fait.
Le quotidien mange exactement les heures que vous vouliez consacrer au calcul des prix, aux offres ou au chantier. Pas parce que c’est difficile, mais parce que cela interrompt sans arrêt, et chaque interruption coûte dix minutes avant de retrouver le fil.
Et les petites choses que personne n’écrit, la note d’appel, la troisième offre, l’annulation de jeudi, se perdent toujours quand la semaine est chargée. Autrement dit, exactement quand cela coûte cher.
Ce que vous obtenez
Nous nous raccordons à votre messagerie, à votre agenda, à votre CRM et à votre scanner tels quels ; ce qui manque, nous le mettons en place.
Comment ça marche
Collecter
E-mails, notes d’appel, courrier scanné, offres et rendez-vous arrivent au même endroit pendant la nuit.
Traiter
Chaque dossier est rattaché à un client ou à un fournisseur, résumé en quelques lignes et prêt pour l’étape suivante.
Diffuser
Confirmations, réponses courantes et classement se font tout seuls. Ce qui demande une décision reste en attente et figure dans le point du matin.
Analyser
Vous voyez ce que le circuit a pris en charge, ce qui traîne régulièrement et où passent réellement les heures de bureau.
Ce que cela coûte
Inclus : état des lieux, règles de tri de la boîte mail, modèles de réponses courantes dans votre ton, structure de classement, raccordement de l’agenda et du CRM, point du matin, test sur deux semaines réelles, transfert. Le montant dépend du nombre de boîtes et de circuits.
Inclus : exploitation, licences, mise à jour des règles et des modèles, analyse mensuelle et support.
Sans engagement. Résiliable chaque mois. C’est notre travail qui vous retient, pas la durée du contrat.
Tous les prix sont indicatifs, fixés lors de l’entretien.
Options
Déroulé
dès S7 · Fonctionnement courant
Ce qui vous appartient
La boîte mail, le classement, le CRM et tous les accès restent sur vos comptes. Si vous arrêtez demain, les règles, les modèles et le classement restent chez vous.
Nous ne créons pas de dépendance. Vous ne louez pas un système, vous en recevez un.
Questions fréquentes
Est-ce que l’IA lit tout notre courrier ?+
Elle lit ce qui passe par les boîtes que vous lui ouvrez, et elle ne fait rien d’autre que trier, résumer et préparer. C’est vous qui décidez quelles boîtes et quels dossiers en font partie. Le courrier privé et celui du personnel restent en général en dehors, et le traitement figure au registre.
Le système répond-il en notre nom ?+
Uniquement pour les cas que vous autorisez, par exemple les horaires ou un accusé de réception. Tout le reste arrive en brouillon et ne part que si une personne l’envoie. Quand un client reçoit une réponse automatique, c’est indiqué.
Nous sommes trois au bureau. Est-ce que cela vaut le coup ?+
À trois, cela vaut souvent plus le coup qu’à quinze, parce que chez vous les heures de bureau sont prises sur le temps de gens qui devraient vendre ou produire. Mais si votre journée est calme et compte vingt e-mails, nous vous le disons lors du premier entretien, avant que vous ne payiez quoi que ce soit.
Que se passe-t-il si quelque chose est mal classé ?+
Cela arrive, surtout les premières semaines. C’est pourquoi rien n’est supprimé, seulement rangé, et chaque correction que vous faites modifie la règle pour la fois suivante. Dans le doute, l’urgent est remonté, jamais écarté.
Pouvons-nous garder notre messagerie ?+
En général oui, avec Outlook, Google et les boîtes courantes. Ce que vous utilisez et ce qui doit rester, nous le voyons lors de l’état des lieux.
Votre matinée commence par une page, pas par trente-huit e-mails.
Un premier entretien, sans engagement et gratuit. Nous déroulons une journée de bureau ordinaire chez vous et vous disons honnêtement si l’effort en vaut la peine pour vous.