Back-office & DocumentsLe travail de bureau du jour est fait avant votre arrivée.
Boîte mail, agenda, offres et notes d’appel passent chaque nuit par le même déroulé. Le matin, une page vous attend : ce qui est réglé, et la seule chose qui demande votre décision.
Il est six heures et demie, l’ordinateur démarre, trente-huit e-mails attendent. Deux comptent vraiment. Le temps de les trouver, il est sept heures et demie, le premier client est au comptoir, et le rappel d’hier soir n’est toujours pas passé.
Le quotidien mange exactement les heures que vous vouliez consacrer au calcul, aux offres ou au chantier. Pas parce que c’est difficile, mais parce que cela interrompt sans arrêt, et chaque interruption coûte dix minutes avant de retrouver le fil.
Et les petites choses que personne n’écrit, la note d’appel, la troisième offre, l’annulation de jeudi, se perdent toujours quand la semaine est chargée. Autrement dit, exactement quand cela coûte cher.
Votre messagerie, votre agenda, votre CRM et votre scanner se raccordent tels quels ; ce qui manque, nous le mettons en place.
Collecter
E-mails, notes d’appel, courrier scanné, offres et entrées d’agenda se rejoignent pendant la nuit au même endroit.
Traiter
Chaque dossier est rattaché à un client ou à un fournisseur, résumé en quelques lignes et préparé avec l’étape suivante.
Diffuser
Confirmations, réponses courantes et classement partent tout seuls. Ce qui demande une décision reste en attente et figure dans le point du matin.
Analyser
Vous voyez ce que le déroulé a pris en charge, ce qui traîne régulièrement et où passent réellement les heures de bureau.
Inclus : état des lieux, règles de tri de la boîte mail, modèles de réponses courantes dans votre ton, structure de classement, raccordement de l’agenda et du CRM, point du matin, test sur deux semaines réelles, transfert. Le montant dépend du nombre de boîtes et de déroulés.
Inclus : exploitation, licences, mise à jour des règles et des modèles, analyse mensuelle et support.
Sans engagement. Résiliable chaque mois. Nous vous gardons par le travail, pas par la durée du contrat.
Tous les prix sont indicatifs, fixés lors de l’entretien.
dès S7 · Fonctionnement courant
La boîte mail, le classement, le CRM et tous les accès restent sur vos comptes. Si vous arrêtez demain, les règles, les modèles et le classement trié restent chez vous.
Nous ne créons pas de dépendance. Vous ne louez pas un système, vous en recevez un.
Est-ce que l’IA lit tout notre courrier ?+
Elle lit ce qui passe par les boîtes que vous ouvrez, et elle ne fait rien d’autre que trier, résumer et préparer. Quelles boîtes et quels dossiers en font partie, c’est vous qui le décidez. Le courrier privé et celui du personnel restent en général en dehors, et le traitement figure au registre.
Le système répond-il en notre nom ?+
Uniquement pour les cas que vous autorisez, par exemple les horaires ou un accusé de réception. Tout le reste arrive en projet et ne part que si une personne l’envoie. Lorsqu’un client a affaire à une réponse automatique, c’est indiqué.
Nous sommes trois au bureau. Est-ce que cela vaut le coup ?+
À trois, cela vaut souvent plus le coup qu’à quinze, parce que chez vous les heures de bureau sont prises sur des gens qui devraient vendre ou produire. Mais si votre journée est calme et compte vingt e-mails, nous vous le disons lors du premier entretien, avant que vous ne payiez quoi que ce soit.
Que se passe-t-il si quelque chose est mal classé ?+
Cela arrive, surtout les premières semaines. C’est pourquoi rien n’est supprimé, seulement rangé, et chaque correction que vous faites modifie la règle pour la fois suivante. Dans le doute, l’urgent est remonté, jamais écarté.
Pouvons-nous garder notre messagerie ?+
En général oui, avec Outlook, Google et les boîtes courantes. Ce que vous utilisez et ce qui doit rester, nous le voyons lors de l’état des lieux.
Votre matinée commence par une page, pas par trente-huit e-mails.
Un premier entretien, sans engagement et gratuit. Nous déroulons une journée de bureau ordinaire chez vous et vous disons honnêtement si l’effort en vaut la peine pour vous.