Backoffice & DokumenteDer Bürokram des Tages ist erledigt, bevor Sie da sind.
Postfach, Kalender, Angebote und Telefonnotizen laufen über Nacht durch denselben Ablauf. Morgens liegt eine Seite auf dem Tisch: was erledigt ist und die eine Sache, die Sie entscheiden müssen.
Halb sieben, der Rechner geht an, und es warten achtunddreißig E-Mails. Zwei davon sind wichtig. Bis Sie die beiden gefunden haben, ist es halb acht, der erste Kunde steht am Tresen, und der Rückruf von gestern Abend ist immer noch nicht gemacht.
Das Tagesgeschäft frisst genau die Stunden, in denen Sie kalkulieren, anbieten oder auf die Baustelle fahren wollten. Nicht weil es schwierig wäre, sondern weil es dauernd unterbricht und jede Unterbrechung zehn Minuten kostet, bis Sie wieder drin sind.
Und die kleinen Dinge, die niemand aufschreibt, die Telefonnotiz, das dritte Angebot, die Absage von Donnerstag, gehen immer dann verloren, wenn es voll wird. Also genau dann, wenn es teuer ist.
Ihr Postfach, Ihren Kalender, Ihr CRM und Ihren Scanner binden wir an, wenn Sie damit arbeiten; fehlt ein Stück, richten wir es ein.
Erfassen
E-Mails, Anrufnotizen, eingescannte Post, Angebote und Kalendereinträge laufen nachts an einer Stelle zusammen.
Verarbeiten
Jeder Vorgang wird einem Kunden oder Lieferanten zugeordnet, kurz zusammengefasst und mit dem vorbereitet, was als Nächstes passieren muss.
Ausspielen
Bestätigungen, Standardantworten und die Ablage gehen von selbst raus. Was eine Entscheidung braucht, bleibt liegen und steht im Morgenbericht.
Auswerten
Sie sehen, was der Ablauf übernommen hat, was regelmäßig liegen bleibt und wohin im Büro die Zeit tatsächlich geht.
Enthalten: Aufnahme, Sortierregeln für das Postfach, Vorlagen für Standardantworten in Ihrem Ton, Ablagestruktur, Anbindung von Kalender und CRM, Morgenbericht, Test an zwei echten Wochen, Übergabe. Spanne je nach Zahl der Postfächer und Abläufe.
Enthalten: Betrieb, Lizenzen, Pflege der Regeln und Vorlagen, monatliche Auswertung und Support.
Ohne Vertragsbindung. Monatlich kündbar. Wir halten Sie über die Arbeit, nicht über die Laufzeit.
Alle Preise sind Richtwerte und werden im Gespräch festgelegt.
ab W7 · Regelbetrieb
Das Postfach, die Ablage, das CRM und alle Zugänge laufen auf Ihren Konten. Wenn Sie morgen aufhören wollen, bleiben die Regeln, die Vorlagen und die sortierte Ablage bei Ihnen.
Wir bauen keine Abhängigkeit. Sie mieten kein System, Sie bekommen eines.
Liest die KI unsere gesamte Post mit?+
Sie liest, was durch die Postfächer läuft, die Sie freigeben, und sie tut nichts anderes damit als sortieren, zusammenfassen und vorbereiten. Welche Postfächer und Ordner dazugehören, legen Sie fest. Privates und Personalpost bleiben in der Regel außen vor, und die Verarbeitung steht im Verzeichnis.
Antwortet das System in unserem Namen?+
Nur bei den Fällen, die Sie dafür freigeben, etwa Öffnungszeiten oder eine Eingangsbestätigung. Alles andere kommt als Entwurf und geht erst raus, wenn ein Mensch es abschickt. Wo ein Kunde direkt mit einem System schreibt, steht das auch dran.
Wir sind zu dritt im Büro. Lohnt sich das?+
Zu dritt lohnt es sich meist mehr als zu fünfzehnt, weil die Bürostunden bei Ihnen von Leuten kommen, die eigentlich verkaufen oder produzieren. Wenn Ihr Tag aber ohnehin ruhig ist und zwanzig Mails hat, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch, bevor Sie etwas bezahlen.
Was passiert, wenn etwas falsch einsortiert wird?+
Das kommt vor, vor allem in den ersten Wochen. Deshalb ist nichts gelöscht, nur einsortiert, und jede Korrektur, die Sie machen, ändert die Regel für das nächste Mal. Dringendes wird im Zweifel nach oben geschoben, nicht weg.
Können wir unser E-Mail-Programm behalten?+
In der Regel ja, bei Outlook, Google und den gängigen Postfächern. Was Sie einsetzen und was bleiben soll, klären wir in der Aufnahme.
Ihr Morgen beginnt mit einer Seite statt mit achtunddreißig Mails.
Ein Erstgespräch, unverbindlich und kostenlos. Wir gehen einen normalen Bürotag bei Ihnen durch und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Aufwand für Sie lohnt.