Backoffice & DocumentenOp het einde van de maand ontbreekt er geen enkel bewijsstuk meer.
Facturen, kassatickets en foto’s van de gsm komen op één plek samen, uitgelezen, nagekeken en voorgecodeerd. Uw boekhoudkantoor krijgt een volledige maand in plaats van een schoendoos.
Het probleem
Op de tiende zit er ’s avonds iemand aan de keukentafel kassatickets te sorteren. Het tankticket van 12 augustus is vervaagd, de factuur van de bouwmaterialenhandel ligt nog in de auto, en voor drie afschrijvingen op het rekeninguittreksel is er helemaal geen papier te vinden.
Wat ontbreekt, kost twee keer. Eén keer de aftrekbare btw die u niet kunt recupereren, en één keer de tijd die uw boekhoudkantoor besteedt aan navragen en u aanrekent. Hoe later de vraag komt, hoe minder iemand nog weet waarover het ging.
En omdat de cijfers pas in het kwartaal erna kloppen, beslist u over aankopen, een aanwerving en offerteprijzen op buikgevoel in plaats van op basis van een stand van zaken.
Wat u krijgt
Uw boekhoudsoftware, uw bankrekening, het kassasysteem en het portaal van uw boekhoudkantoor sluiten wij aan als u ermee werkt; ontbreekt er een stuk, dan zetten wij het op.
Zo werkt het
Verzamelen
Bewijsstukken komen op één plek samen via een foto, via doorsturen uit de mailbox, uit het leveranciersportaal en uit de kassa, met de bankverrichting ernaast.
Verwerken
De gegevens worden uitgelezen, met de betaling vergeleken en voorgecodeerd volgens uw boekhoudplan. Wat onduidelijk blijft, wordt niet geraden maar gevraagd.
Uitsturen
De nagekeken maand gaat naar de boekhouding en naar het boekhoudkantoor, vragen en openstaande posten vertrekken naar de verantwoordelijken.
Analyseren
U ziet wat de maand gekost heeft, welke kosten stijgen, welke klanten te laat betalen en hoeveel bewijsstukken nog openstaan.
Wat het kost
Inbegrepen: doorlichting, boekhoudplan en kostenplaatsen, kanalen voor foto, mailbox, portaal en kassa, coderingsregels, proefronde over een afgesloten maand, overdracht. Wat u uiteindelijk betaalt, hangt af van het aantal bronnen van bewijsstukken.
Inbegrepen: werking, licenties, onderhoud van de coderingsregels, maandelijkse analyse en support.
Zonder contractuele binding. Maandelijks opzegbaar. Wij binden u met ons werk, niet met de looptijd.
Alle prijzen zijn richtprijzen en worden tijdens het gesprek vastgelegd.
Opties
Hoe het verloopt
vanaf week 7 · Normale werking
Wat u bezit
De bewijsstukken, het journaal en alle toegangsrechten staan op uw accounts, bij uw bank en in uw boekhouding. Wilt u er morgen mee stoppen, dan blijft het hele proces bij u.
Wij maken u niet afhankelijk van ons. U huurt geen systeem, u krijgt er een.
Veelgestelde vragen
Boekt de AI onze bewijsstukken?+
Nee. Ze leest de gegevens in, stelt een rekening en een btw-tarief voor en legt het bewijsstuk klaar ter goedkeuring. Boeken doet u of uw boekhoudkantoor. Bij onzekere gevallen stelt het systeem helemaal niets voor, maar vraagt het na.
Waar staan onze bewijsstukken en wie kan erbij?+
Op uw account en in uw opslagruimte, in de EU. Wie welk bewijsstuk ziet, leggen wij vast bij de doorlichting, net als de bewaartermijnen. Voor de dagelijkse werking hebben wij zelf geen toegang tot uw cijfers nodig.
Wij hebben vijftig bewijsstukken per maand. Is dat de moeite?+
Eerlijk: bij vijftig gelijkaardige aankoopfacturen eerder niet. Het is de moeite als er veel kleine bewijsstukken samenkomen uit het voertuig, van de werf en uit de winkel, of als uw boekhoudkantoor regelmatig navraagt. Dat rekenen wij in het eerste gesprek samen met u door, voordat u iets betaalt.
Onze boekhouder wil het precies zoals hij het kent.+
Dan bouwen wij het zo. Het formaat, het ritme en het kanaal voor de overdracht stemmen wij af met het boekhoudkantoor, niet ertegen in. Doorgaans is uw boekhoudkantoor er blij mee, want er zijn minder vragen.
Wat gebeurt er met onleesbare foto’s?+
Die gaan terug, meteen en naar degene die ze gemaakt heeft. Diezelfde dag ligt het bewijsstuk er meestal nog. Vier weken later niet meer.
De volgende maandafsluiting is klaar voordat ze aan de orde is.
Een eerste gesprek, zonder verplichting en gratis. Wij lopen een van uw laatste maanden door, tellen bewijsstukken en vragen, en zeggen u eerlijk of de inspanning voor u de moeite waard is.