Backoffice & DokumenteAm Monatsende fehlt kein Beleg mehr.
Rechnungen, Kassenzettel und Fotos vom Handy laufen an einer Stelle zusammen, ausgelesen, geprüft und vorkontiert. Ihre Kanzlei bekommt einen vollständigen Monat statt einer Schachtel.
Am Zehnten sitzt abends jemand am Küchentisch und sortiert Kassenzettel. Der Tankbeleg vom 12. August ist verblasst, die Rechnung vom Baustoffhändler liegt noch im Auto, und für drei Abbuchungen auf dem Kontoauszug findet sich überhaupt kein Papier.
Was fehlt, kostet zweimal. Einmal die Vorsteuer, die Sie nicht ziehen können, und einmal die Zeit, die Ihre Kanzlei mit Nachfragen verbringt und Ihnen in Rechnung stellt. Je später die Frage kommt, desto weniger weiß noch jemand, worum es ging.
Und weil die Zahlen erst im Quartal danach stimmen, entscheiden Sie über Einkauf, Neueinstellung und Angebotspreise mit einem Bauchgefühl statt mit einem Stand.
Ihre Buchhaltungssoftware, Ihr Bankkonto, das Kassensystem und das Portal Ihrer Kanzlei binden wir an, wenn Sie damit arbeiten; fehlt ein Stück, richten wir es ein.
Erfassen
Belege laufen per Foto, per Weiterleitung aus dem Postfach, aus dem Lieferantenportal und aus der Kasse an einer Stelle zusammen, der Bankumsatz daneben.
Verarbeiten
Die Daten werden ausgelesen, gegen die Zahlung abgeglichen und nach Ihrem Kontenrahmen vorkontiert. Was unklar bleibt, wird nicht geraten, sondern gefragt.
Ausspielen
Der geprüfte Monat geht in die Buchhaltung und zur Kanzlei, Rückfragen und offene Posten gehen an die Zuständigen raus.
Auswerten
Sie sehen, was der Monat gekostet hat, welche Kosten steigen, welche Kunden zu spät zahlen und wie viele Belege noch offen sind.
Enthalten: Aufnahme, Kontenrahmen und Kostenstellen, Wege für Foto, Postfach, Portal und Kasse, Kontierungsregeln, Test an einem abgeschlossenen Monat, Übergabe. Spanne je nach Zahl der Belegquellen.
Enthalten: Betrieb, Lizenzen, Pflege der Kontierungsregeln, monatliche Auswertung und Support.
Ohne Vertragsbindung. Monatlich kündbar. Wir halten Sie über die Arbeit, nicht über die Laufzeit.
Alle Preise sind Richtwerte und werden im Gespräch festgelegt.
ab W7 · Regelbetrieb
Die Belege, das Journal und alle Zugänge liegen auf Ihren Konten, bei Ihrer Bank und in Ihrer Buchhaltung. Wenn Sie morgen aufhören wollen, bleibt der ganze Ablauf bei Ihnen.
Wir bauen keine Abhängigkeit. Sie mieten kein System, Sie bekommen eines.
Bucht die KI unsere Belege?+
Nein. Sie liest aus, schlägt Konto und Steuersatz vor und legt den Beleg zur Freigabe. Gebucht wird von Ihnen oder Ihrer Kanzlei. Bei unsicheren Fällen schlägt das System gar nichts vor, sondern fragt nach.
Wo liegen unsere Belege und wer kommt dran?+
Auf Ihrem Konto und Ihrem Speicher, in der EU. Wer welchen Beleg sieht, legen wir in der Aufnahme fest, ebenso die Aufbewahrungsfristen. Wir selbst brauchen für den laufenden Betrieb keinen Zugriff auf Ihre Zahlen.
Wir haben fünfzig Belege im Monat. Lohnt sich das?+
Ehrlich: bei fünfzig gleichartigen Eingangsrechnungen eher nicht. Es lohnt sich, wenn viele kleine Belege aus dem Fahrzeug, von der Baustelle und aus dem Laden zusammenkommen, oder wenn Ihre Kanzlei regelmäßig nachfragt. Das rechnen wir im Erstgespräch mit Ihnen durch, bevor Sie etwas bezahlen.
Unser Steuerberater will es genau so haben, wie er es kennt.+
Dann bauen wir es so. Das Format, der Turnus und der Übergabeweg werden mit der Kanzlei abgestimmt, nicht gegen sie. In der Regel ist sie froh, weil weniger Rückfragen entstehen.
Was passiert mit unlesbaren Fotos?+
Die kommen zurück, sofort und an den, der sie gemacht hat. Am selben Tag ist der Beleg meist noch da. Vier Wochen später nicht mehr.
Der nächste Monatsabschluss ist fertig, bevor er ansteht.
Ein Erstgespräch, unverbindlich und kostenlos. Wir gehen einen Ihrer letzten Monate durch, zählen Belege und Rückfragen und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Aufwand für Sie lohnt.