Back-office & DocumentsÀ la fin du mois, plus aucune pièce ne manque.
Factures, tickets de caisse et photos prises avec le téléphone arrivent au même endroit, lus, vérifiés et pré-imputés. Votre comptable reçoit un mois complet plutôt qu’une boîte à chaussures.
Le problème
Le dix du mois, quelqu’un s’installe le soir à la table de la cuisine et trie des tickets de caisse. Celui de la station-service du 12 août est illisible, la facture du marchand de matériaux est restée dans la camionnette, et trois débits sur l’extrait de compte n’ont aucune pièce en face.
Ce qui manque coûte deux fois. Une fois la TVA que vous ne récupérez pas, une fois les heures que votre comptable passe à poser des questions et qu’il vous facture. Plus la question arrive tard, moins on se souvient de quoi il s’agissait.
Et comme les chiffres ne sont à jour qu’au trimestre suivant, vous décidez d’un achat, d’une embauche ou du prix d’un devis au ressenti, et non sur la base d’une situation chiffrée.
Ce que vous obtenez
Nous nous raccordons à votre logiciel comptable, à votre compte bancaire, à votre caisse et au portail de votre fiduciaire ; ce qui manque, nous le mettons en place.
Comment ça marche
Collecter
Les pièces arrivent au même endroit : photo, transfert depuis la boîte mail, portail fournisseur, caisse, avec l’opération bancaire en regard.
Traiter
Les données sont lues, rapprochées du paiement et pré-imputées selon votre plan comptable. Ce qui reste flou n’est pas deviné : la question est posée.
Diffuser
Le mois vérifié part en comptabilité et chez votre fiduciaire, les questions et les impayés partent vers les personnes concernées.
Analyser
Vous voyez ce que le mois a coûté, quels postes montent, quels clients paient en retard et combien de pièces restent ouvertes.
Ce que cela coûte
Inclus : état des lieux, plan comptable et centres de coûts, canaux photo, boîte mail, portail et caisse, règles d’imputation, test sur un mois déjà clôturé, transfert. Le montant dépend du nombre de sources de pièces.
Inclus : exploitation, licences, mise à jour des règles d’imputation, analyse mensuelle et support.
Sans engagement. Résiliable chaque mois. C’est notre travail qui vous retient, pas la durée du contrat.
Tous les prix sont indicatifs, fixés lors de l’entretien.
Options
Déroulé
dès S7 · Fonctionnement courant
Ce qui vous appartient
Les pièces, le journal et tous les accès restent sur vos comptes, à votre banque et dans votre comptabilité. Si vous arrêtez demain, l’historique complet reste chez vous.
Nous ne créons pas de dépendance. Vous ne louez pas un système, vous en recevez un.
Questions fréquentes
Est-ce l’IA qui comptabilise nos pièces ?+
Non. Elle lit, propose un compte et un taux de TVA, puis met la pièce en attente de validation. L’écriture est passée par vous ou par votre fiduciaire. Dans les cas douteux, le système ne propose rien, il pose la question.
Où sont nos pièces et qui peut y accéder ?+
Sur votre compte et votre espace de stockage, dans l’Union européenne. Les droits d’accès et les durées de conservation se décident à l’état des lieux. Pour l’exploitation courante, nous n’avons pas besoin d’accéder à vos chiffres.
Nous avons cinquante pièces par mois. Est-ce que cela vaut le coup ?+
Honnêtement : pour cinquante factures d’achat qui se ressemblent, rarement. Cela vaut le coup quand beaucoup de petites pièces viennent du véhicule, du chantier et du magasin, ou quand votre fiduciaire relance sans arrêt. Nous faisons ce calcul avec vous lors du premier entretien, avant que vous ne payiez quoi que ce soit.
Notre comptable veut recevoir le dossier exactement comme aujourd’hui.+
Alors nous le construisons comme cela. Le format, la fréquence et le canal de remise sont convenus avec la fiduciaire, pas contre elle. En général, elle y gagne : moins de relances.
Que se passe-t-il avec une photo illisible ?+
Elle repart tout de suite chez celui qui l’a prise. Le jour même, le ticket est encore là. Quatre semaines plus tard, non.
La prochaine clôture est prête avant l’échéance.
Un premier entretien, sans engagement et gratuit. Nous reprenons l’un de vos derniers mois, comptons les pièces et les relances, et vous disons honnêtement si l’effort en vaut la peine pour vous.