Backoffice & DocumentenGeen enkele termijn loopt nog af zonder dat iemand ervan weet.
Contracten, keuringen en bewijsstukken staan met datum, verantwoordelijke en aanlooptijd op één plek. Komt er een controle langs, dan liggen de documenten in enkele minuten bij elkaar.
Het probleem
Eind maart ligt de verlenging van het onderhoudscontract voor de lift in de brievenbus. De opzegtermijn was drie maanden, de datum kende niemand. Nu loopt het contract nog twee jaar verder, aan een prijs waarover u niet meer onderhandeld hebt.
Met keuringen is het hetzelfde. Ladders, hoogtewerker, EHBO-cursus, jaarlijkse vorming. Niets daarvan is moeilijk, alles heeft een datum, en die data staan op vier verschillende plaatsen: in een agenda, in een map, in een mail en in iemands hoofd.
En als de inspecteur dan langskomt of de verzekering na schade iets vraagt, zoekt het halve kantoor twee dagen lang papieren die er allang zijn, alleen niet terug te vinden.
Wat u krijgt
Wat al in uw agenda, uw contractenmap of uw klassement staat, nemen wij over; waar tot nu toe niets staat, leggen wij de structuur aan.
Zo werkt het
Verzamelen
Contracten, keuringsverplichtingen, verzekeringen, vergunningen en bewijsstukken worden één keer ingevoerd, met datum, termijn, verantwoordelijke en bewijsstuk.
Verwerken
Voor elke datum berekenen wij de laatste dag om nog te handelen, aanlooptijden en herhalingen worden vastgelegd, ontbrekende bewijsstukken gemarkeerd.
Uitsturen
De herinnering gaat naar de verantwoordelijke persoon, niet naar iedereen. Gebeurt er niets, dan gaat de melding naar boven, maar pas dan.
Analyseren
U ziet wat er de volgende maanden aankomt, wat te laat is, welk bewijsstuk ontbreekt en welke contracten zich stilzwijgend verlengd hebben.
Wat het kost
Inbegrepen: doorlichting van alle contracten en keuringsverplichtingen, termijnkalender met aanlooptijden, verantwoordelijkheden, klassement van de bewijsstukken, proefronde over het lopende kwartaal, overdracht. Wat u uiteindelijk betaalt, hangt af van het aantal contracten en vestigingen.
Inbegrepen: beheer, licenties, onderhoud van de termijnen en bewijsstukken, kwartaaloverzicht en support.
Zonder contractuele binding. Maandelijks opzegbaar. Wij binden u met ons werk, niet met de looptijd.
Alle prijzen zijn richtprijzen en worden tijdens het gesprek vastgelegd.
Opties
Hoe het verloopt
vanaf week 6 · Normale werking
Wat u bezit
De termijnkalender, de contracten en alle bewijsstukken staan op uw accounts en in uw klassement. Wilt u er morgen mee stoppen, dan blijft het hele overzicht bij u, ook zonder ons leesbaar.
Wij maken u niet afhankelijk van ons. U huurt geen systeem, u krijgt er een.
Veelgestelde vragen
Vervangt dat onze advocaat of onze adviseur?+
Nee, en dat is ook de bedoeling niet. Wij zorgen ervoor dat data, termijnen en bewijsstukken niet verloren gaan. Of een clausule goed is of een verplichting voor u geldt, beoordeelt uw adviseur nog altijd. Wij bezorgen hem alleen een propere stand van zaken.
Beslist de AI wat ons juridisch aanbelangt?+
Nee. Ze leest contracten en brieven, vindt data en termijnen en legt ze ter bevestiging voor. De bevestiging gebeurt door een mens bij u. Een herkende termijn die niemand nagekeken heeft, blijft als voorstel gemarkeerd.
Wij hebben twaalf contracten. Is dat de moeite?+
Zijn het echt maar twaalf rustige contracten, dan volstaat een goed bijgehouden agenda. Het wordt interessant met terugkerende keuringen, meerdere vestigingen of voertuigen, of als u al eens een opzegtermijn gemist hebt. Dat zeggen wij u in het eerste gesprek, voordat u iets betaalt.
Waar staan de bewijsstukken, en wie mag ze zien?+
In uw klassement, in de EU, met toegangsrechten per domein. Documenten met persoonsgegevens, zoals vormingen of uittreksels uit het strafregister, krijgen bewaartermijnen die meelopen. Dat hoort bij de opbouw, niet bij een latere aanvulling.
Horen onze fiscale data daar ook bij?+
Onze oplossing Financiën & Bewijsstukken meldt btw, afsluiting en alles wat aan een bewijsstuk hangt, omdat de cijfers daar liggen. Hier gaat het over contracten, keuringen en bewijsstukken. Hebt u beide, dan ziet u het in één lijst.
De volgende termijn krijgt u te zien zolang er nog tijd is.
Een eerste gesprek, zonder verplichting en gratis. Wij overlopen uw lopende contracten en keuringsverplichtingen en zeggen u eerlijk of de inspanning voor u de moeite waard is.