Backoffice & DokumenteKeine Frist läuft mehr ab, ohne dass jemand davon weiß.
Verträge, Prüfungen und Nachweise stehen mit Datum, Verantwortlichem und Vorlauf an einer Stelle. Kommt eine Prüfung ins Haus, sind die Unterlagen in Minuten beisammen.
Ende März liegt die Verlängerung des Wartungsvertrags für den Aufzug im Briefkasten. Die Kündigungsfrist war drei Monate, das Datum kannte niemand. Jetzt läuft der Vertrag zwei weitere Jahre, zu einem Preis, den Sie nicht mehr verhandelt haben.
Mit Prüfungen ist es dasselbe. Leitern, Hebebühne, Erste-Hilfe-Kurs, jährliche Unterweisung. Nichts davon ist schwierig, alles davon hat ein Datum, und die Daten stehen an vier verschiedenen Orten: in einem Kalender, in einem Ordner, in einer Mail und in einem Kopf.
Und wenn dann der Prüfer im Haus ist oder die Versicherung nach einem Schaden fragt, sucht das halbe Büro zwei Tage lang Papiere, die längst da sind, nur eben nicht auffindbar.
Was in Ihrem Kalender, im Vertragsordner oder in der Ablage schon steht, übernehmen wir; wo bisher nichts steht, legen wir die Struktur an.
Erfassen
Verträge, Prüfpflichten, Versicherungen, Genehmigungen und Nachweise werden einmal aufgenommen, mit Datum, Frist, Zuständigem und Beleg.
Verarbeiten
Aus jedem Datum wird der letzte Handlungstag gerechnet, Vorlaufzeiten und Wiederholungen werden hinterlegt, fehlende Nachweise markiert.
Ausspielen
Die Erinnerung geht an die zuständige Person, nicht an alle. Passiert nichts, wird nach oben eskaliert, aber erst dann.
Auswerten
Sie sehen, was in den nächsten Monaten anläuft, was überfällig ist, welcher Nachweis fehlt und welche Verträge sich still verlängert haben.
Enthalten: Aufnahme aller Verträge und Prüfpflichten, Fristenkalender mit Vorlaufzeiten, Zuständigkeiten, Ablage der Nachweise, Test am laufenden Quartal, Übergabe. Spanne je nach Zahl der Verträge und Standorte.
Enthalten: Betrieb, Lizenzen, Pflege der Fristen und Nachweise, Quartalsübersicht und Support.
Ohne Vertragsbindung. Monatlich kündbar. Wir halten Sie über die Arbeit, nicht über die Laufzeit.
Alle Preise sind Richtwerte und werden im Gespräch festgelegt.
ab W6 · Regelbetrieb
Der Fristenkalender, die Verträge und alle Nachweise liegen auf Ihren Konten und in Ihrer Ablage. Wenn Sie morgen aufhören wollen, bleibt die ganze Übersicht bei Ihnen, lesbar auch ohne uns.
Wir bauen keine Abhängigkeit. Sie mieten kein System, Sie bekommen eines.
Ersetzt das unseren Anwalt oder unseren Berater?+
Nein, und das soll es auch nicht. Wir sorgen dafür, dass Termine, Fristen und Nachweise nicht untergehen. Ob eine Klausel gut ist oder eine Pflicht für Sie gilt, beurteilt weiterhin Ihr Berater. Wir bringen ihm nur einen sauberen Stand.
Entscheidet die KI, was uns rechtlich betrifft?+
Nein. Sie liest Verträge und Schreiben, findet Daten und Fristen und legt sie zur Bestätigung vor. Bestätigt wird von einem Menschen bei Ihnen. Eine erkannte Frist, die niemand geprüft hat, bleibt als Vorschlag markiert.
Wir haben zwölf Verträge. Lohnt sich das?+
Wenn es wirklich nur zwölf ruhige Verträge sind, reicht ein gepflegter Kalender. Interessant wird es mit wiederkehrenden Prüfungen, mehreren Standorten oder Fahrzeugen, oder wenn Sie schon einmal eine Kündigungsfrist verpasst haben. Das sagen wir Ihnen im Erstgespräch, bevor Sie etwas bezahlen.
Wo liegen die Nachweise, und wer darf sie sehen?+
In Ihrer Ablage, in der EU, mit Zugriffsrechten je Bereich. Personenbezogene Unterlagen wie Unterweisungen oder Führungszeugnisse bekommen Löschfristen, die mitlaufen. Das gehört zum Aufbau, nicht in einen Nachtrag.
Gehören unsere Steuertermine auch dazu?+
Umsatzsteuer, Abschluss und alles, was am Beleg hängt, meldet unsere Finanz- und Belegpipeline, weil dort die Zahlen liegen. Hier geht es um Verträge, Prüfungen und Nachweise. Wenn Sie beides haben, sehen Sie es in einer Liste.
Die nächste Frist meldet sich, solange noch Zeit ist.
Ein Erstgespräch, unverbindlich und kostenlos. Wir gehen Ihre laufenden Verträge und Prüfpflichten durch und sagen Ihnen ehrlich, ob sich der Aufwand für Sie lohnt.