Back-office & DocumentsPlus aucune échéance ne passe sans que quelqu’un le sache.
Contrats, contrôles et attestations figurent au même endroit, avec une date, un responsable et un préavis. En cas de contrôle, les documents sont réunis en quelques minutes.
Fin mars, la reconduction du contrat d’entretien de l’ascenseur arrive dans la boîte aux lettres. Le préavis était de trois mois, personne ne connaissait la date. Le contrat repart donc pour deux ans, à un prix que vous n’avez pas renégocié.
Avec les contrôles, c’est pareil. Échelles, nacelle, brevet de secourisme, formation annuelle. Rien de compliqué, mais chaque chose a une date, et ces dates sont dispersées à quatre endroits différents : un agenda, un classeur, un mail et une tête.
Et quand l’inspecteur se présente ou que l’assurance pose une question après un sinistre, la moitié du bureau cherche pendant deux jours des papiers qui existent depuis longtemps, mais que personne ne retrouve.
Ce qui figure déjà dans votre agenda, votre classeur de contrats ou votre classement, nous le reprenons ; là où il n’y a rien, nous mettons la structure en place.
Collecter
Contrats, contrôles obligatoires, assurances, autorisations et attestations sont repris une fois, avec date, délai, responsable et justificatif.
Traiter
Chaque date donne un dernier jour utile, les préavis et les répétitions sont enregistrés, les justificatifs manquants signalés.
Diffuser
Le rappel part vers la personne responsable, pas vers tout le monde. Si rien ne bouge, l’alerte remonte, mais pas avant.
Analyser
Vous voyez ce qui arrive dans les prochains mois, ce qui est en retard, quel justificatif manque et quels contrats se sont reconduits en silence.
Inclus : relevé de tous les contrats et contrôles obligatoires, calendrier des échéances avec préavis, responsables, classement des justificatifs, test sur le trimestre en cours, transfert. Le montant dépend du nombre de contrats et de sites.
Inclus : exploitation, licences, mise à jour des échéances et des justificatifs, aperçu trimestriel et support.
Sans engagement. Résiliable chaque mois. Nous vous gardons par le travail, pas par la durée du contrat.
Tous les prix sont indicatifs, fixés lors de l’entretien.
dès S6 · Fonctionnement courant
Le calendrier des échéances, les contrats et toutes les preuves restent sur vos comptes et dans votre classement. Si vous arrêtez demain, l’ensemble reste chez vous, lisible même sans nous.
Nous ne créons pas de dépendance. Vous ne louez pas un système, vous en recevez un.
Est-ce que cela remplace notre avocat ou notre conseiller ?+
Non, et ce n’est pas le but. Nous faisons en sorte que les dates, les délais et les preuves ne disparaissent pas. Savoir si une clause est bonne ou si une obligation vous concerne reste l’affaire de votre conseiller. Nous lui apportons simplement un dossier propre.
Est-ce l’IA qui décide de ce qui nous engage juridiquement ?+
Non. Elle lit les contrats et les courriers, y repère les dates et les délais et les soumet à confirmation. La confirmation vient d’une personne chez vous. Une échéance détectée mais non vérifiée reste marquée comme proposition.
Nous avons douze contrats. Est-ce que cela vaut le coup ?+
Si ce sont vraiment douze contrats tranquilles, un agenda bien tenu suffit. Cela devient intéressant avec des contrôles récurrents, plusieurs sites ou des véhicules, ou si un préavis vous est déjà passé sous le nez. Nous vous le disons lors du premier entretien, avant que vous ne payiez quoi que ce soit.
Où sont les justificatifs et qui peut les consulter ?+
Dans votre classement, dans l’Union européenne, avec des droits d’accès par domaine. Les documents nominatifs, formations ou extraits de casier, se voient attribuer des délais de suppression suivis comme le reste. Cela fait partie de la construction, pas d’un rattrapage.
Nos échéances fiscales en font-elles partie ?+
La TVA, la clôture et tout ce qui dépend d’une pièce comptable sont annoncés par notre pipeline finances, parce que les chiffres y sont déjà. Ici, il s’agit des contrats, des contrôles et des preuves. Si vous avez les deux, tout apparaît dans une seule liste.
La prochaine échéance se signale pendant qu’il est encore temps.
Un premier entretien, sans engagement et gratuit. Nous passons en revue vos contrats en cours et vos contrôles obligatoires, et vous disons honnêtement si l’effort en vaut la peine pour vous.