Chatbot, AI-agent of automatisering? Bij Bits & Bots beginnen wij bij het probleem, niet bij het woord
Op enkele maanden tijd krijgt een zaakvoerder drie voorstellen: een chatbot voor de website, een AI-agent voor de mails, een automatisering voor de facturen. Drie woorden, drie aanbieders, en meestal blijft dezelfde vraag open: heb ik dat allemaal echt nodig?
De drie woorden, in dertig seconden
Het vocabulaire rond AI is er soms meer om indruk te maken dan om te helpen. Zo werken wij bij Bits & Bots: wij kijken eerst wat u tijd kost, en kiezen daarna de eenvoudigste tool die het probleem oplost.
| Tool | Wat het doet | Voorbeeld | Wat het niet doet |
|---|---|---|---|
| Automatisering | Past vaste regels toe, zonder fouten te maken | Een factuur blijft 15 dagen openstaan, de aanmaning vertrekt vanzelf | Ze begrijpt niets, ze voert uit |
| Chatbot | Beantwoordt vragen | Openingsuren, parking, beschikbare momenten | Hij informeert, hij grijpt niet in uw programma’s in |
| AI-agent | Begrijpt een aanvraag en bereidt een handeling voor | Sorteert binnenkomende mails, schrijft een conceptantwoord | Hij beslist niet alleen, hij doet een voorstel |
En wat met “de AI”? Dat is geen product op zich, maar een ingrediënt. Een automatisering kan AI bevatten of net niet. U hebt geen “AI” nodig om tijd te winnen. U hebt maar één ding nodig: dat de juiste taak uit uw week verdwijnt.
Hoe wij kiezen, heel concreet
Bij de diagnose vragen wij u niet welke tool u wilt. Wij kijken naar drie dingen.
- Volgt de taak duidelijke regels? Dan volstaat een automatisering. Dat is de betrouwbaarste, goedkoopste en makkelijkst te onderhouden oplossing. Daar beginnen wij altijd mee.
- Komt altijd dezelfde vraag terug? Dan doet een goed ingestelde chatbot het werk, op voorwaarde dat de antwoorden de uwe zijn en niet die van een standaardmodel.
- Moeten er aanvragen begrepen worden die elke keer anders geformuleerd zijn? Dat is het enige geval waarin een AI-agent de moeite waard is. En ook dan keurt een mens het resultaat altijd goed voordat er iets vertrekt of beslist wordt.
Die volgorde is geen toeval. Hoe “intelligenter” de tool, hoe duurder ze wordt om te bouwen, te bewaken en te corrigeren. Een AI-agent stellen wij pas voor als de andere twee opties niet volstaan.
Wanneer wij u aanraden niets te automatiseren
Over dat deel van ons werk praten wij het minst, en toch hoort het er vaak bij. In deze gevallen heeft automatiseren geen zin.
- De taak komt minder dan één keer per maand terug. De inspanning om ze op te zetten verdient zich nooit terug.
- Het proces is onduidelijk. Wie wanorde automatiseert, krijgt wanorde alleen maar sneller. Eerst moet er orde komen, soms ook zonder ons.
- Uw huidige programma kan het allang. Veel sectorsoftware heeft functies die niemand ooit geactiveerd heeft. Dat komt vaker voor dan men denkt.
- Het probleem is menselijk, niet technisch. Een proces dat stokt omdat twee afdelingen niet met elkaar praten, valt met geen enkele workflow te herstellen.
Wat hetzelfde blijft, welke tool het ook is
Of wij nu een eenvoudige automatisering bouwen of een agent die meer kan: vier uitgangspunten blijven dezelfde.
- De beslissing blijft bij u. Onze oplossingen bereiden voor, sorteren, stellen voor. De beslissing nemen ze niet van u over.
- U krijgt begrijpelijke documentatie, geschreven voor iemand die geen ontwikkelaar is.
- Uw gegevens blijven in Europa en worden nooit gebruikt om een model van derden te trainen. Eén onderdeel van onze infrastructuur draait nog op een Amerikaanse server, omdat er tot nu toe geen Europees alternatief bestaat.
- De oplossing is van u. Stopt u de samenwerking, dan neemt u ze mee.
In de praktijk
Wij hebben meer dan 500 kant-en-klare workflows die wij op uw bedrijf afstemmen, in plaats van elke keer van nul te beginnen. Het opzetten duurt twee tot zes weken, afhankelijk van het project. Een twintigtal bedrijven werkt vandaag met ons, in de vastgoedsector, de ambachten, de evenementensector, de horeca en de industrie.
Weet u niet welk van de drie woorden op uw situatie past, dan is het eerste gesprek daar precies voor. Wij zeggen het u ook als er niets te bouwen valt.
Welke van de drie past bij uw situatie?
Een eerste gesprek van 45 minuten, gratis en zonder verplichting. Wij bekijken wat u tijd kost en zeggen u welke tool past, of dat er niets te bouwen valt.